Per conservazione sostitutiva si intende una procedura informatica che conferisce una validità legale ai documenti digitali, in modo da poter essere trattati come i documenti originali cartacei, che abbia quindi valore probatorio.
La normativa vigente italiana ha implementato un regolamento apposito per la conservazione elettronica documentale, con lo scopo di fornire istruzioni giuridiche utili a evitare ulteriori sprechi di carta, dovuti alla produzione di documenti cartacei, e a eliminare quella presente attualmente negli archivi.
Per favorire la totale dematerializzazione della documentazione cartacea bisogna iniziare dalle fatture, oggi digitalizzate grazie all’introduzione della fatturazione elettronica, il passaggio successivo interessa i libri contabili, che sono presenti in maniera obbligatoria in tutte le aziende.
Non esistono documenti che non possano essere dematerializzati, compreso per le cartelle cliniche è oggi previsto il processo di digitalizzazione con la Cartella Clinica Elettronica (CCE).
L’introduzione di sistemi che implementano la Conservazione Sostitutiva applicando direttamente anche la Conservazione Digitale, quindi, è possibile creare documenti sin dall’inizio digitali, evitando di partire da quelli cartacei ed eliminando la carta sin dal principio.
L’introduzione di tale normativa e l’avvento di specifiche tecnologie ha permesso l’attuazione di tali processi, che prevedono l’utilizzo di funzionalità dal valore probatorio, come la firma digitale, l’autorialità e la gestione di informazioni e dati direttamente in digitale.
Indice
Come avviene il processo di conservazione sostitutiva e digitale dei documenti?
Le principali fasi da definire all’interno del processo di conservazione sostitutiva e digitale dei documenti sono: versamento, archiviazione e distribuzione.
Vediamo in che modo si districano le fasi.
Chi produce il documento da archiviare lo trasmette al responsabile della conservazione della conservazione sostitutiva, il quale prende in carico tutti documenti da “versare” nel sistema di conservazione digitale, che vuol dire che devono essere conservati.
Prima dell’archiviazione, il responsabile della conservazione si occupa di verificare che siano presenti i requisiti tecnici e normativi di questi documenti da “versare”. Una volta avvenuto il “versamento” un report attesta la presa in carico dei documenti da parte del sistema di conservazione.
A questo punto il responsabile della conservazione fa partire il processo di archiviazione del pacchetto informativo, che risponde alle richieste del decreto relative alle regole tecniche previste in un sistema di conservazione.
Una volta avviato il processo di digitalizzazione il responsabile firma e appone la marca temporale. Nell’ultima fase, quella della distribuzione, in caso di richiesta, viene generato il pacchetto informativo, sempre firmato dal responsabile della conservazione.
Queste fasi descritte sopra rappresentano quelle principali della conservazione, che si contraddistinguono in momenti logici specifici, che hanno lo scopo di garantire sempre le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti.
In particolare, per quanto riguarda la reperibilità dei documenti conservati all’interno del sistema di conservazione, avviene grazie alla presenza di metadati che sono associati ai documenti prodotti e che sono fondamentali per la conservazione.
Chi è il responsabile della conservazione sostitutiva?
Il responsabile della conservazione è una figura centrale di questo processo ed è a questa che la normativa di riferimento, infatti, riveste la responsabilità nello svolgimento di una serie di funzioni e doveri, che elencati all’interno dell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013, in merito alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.
Vediamo di seguito alcune delle funzioni che deve svolgere il responsabile della conservazione:
- definisce caratteristiche e requisiti del sistema di conservazione in base alla tipologia di documenti da archiviare;
- gestisce il processo di conservazione e garantisce che sia conforme alla normativa;
- genera il rapporto di “versamento” dei documenti.
Prima di tutto il responsabile della conservazione opera in collaborazione con il responsabile del trattamento dei dati personali, con il responsabile della sicurezza, con il responsabile dei sistemi informativi e con il responsabile della gestione documentale (se nominato), quest’ultimo coordina la gestione dei documenti.